Aan de slag met vitaliteit: 10 uitgangspunten
Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid krijgen de laatste jaren veel aandacht. Begrijpelijk als je kijkt naar onze prestatiemaatschappij. We moeten steeds meer met minder. Hoe ga je als organisatie hiermee om en met thema’s als vergrijzing, werk-privé balans en de sterke toename van stress- en burn-out gerelateerde klachten? De cijfers bevestigen dat er veel te winnen valt op dit vlak:
13% van de werknemers heeft een burn-out of is overspannen 41% van de werknemers heeft werkstress over 10 jaar heeft naar schatting de helft van de Nederlandse bevolking een chronische ziekte 1 op de 5 medewerkers presteert onder zijn of haar kunnen iedere organisatie heeft 10-20% stil verzuim (mensen komen wel naar het werk, maar zijn niet productief)
bronnen: Trimbos instituut, RIVM, Arbo Unie belangrijke trends & ontwikkelingen Verschillende ontwikkelingen hebben bijgedragen aan de huidige aandacht voor vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Uiteraard de vergrijzing, de ontgroening en het verhogen van de pensioenleeftijd. Andere ontwikkelingen die aandacht voor vitaliteit en inzetbaarheid noodzakelijk maken zijn:
technologie Ook de ontwikkeling van technologie beïnvloedt onze gezondheid. Technologie ontwikkelt zich namelijk exponentieel. Dit is een wetmatigheid, genaamd Moore’s Law. Dit betekent concreet dat wij de komende anderhalf jaar dezelfde hoeveelheid technologische vernieuwingen te verwerken krijgen als in de afgelopen acht jaar. En dat is lastig voor ons brein. Ons brein werkt namelijk lineair en kan dat tempo dus moeilijk bijhouden.
keuzestress In onze drukke maatschappij, waar we continu afgeleid worden door allerlei prikkels, nemen we weinig tijd om ons te bezinnen en iedere dag opnieuw worden we uitgedaagd door vragen als:
Waar besteed je je tijd aan? Wat weegt zwaarder? Wat wil je bereiken? Welke keuzes maak je? Al deze keuzes kunnen de nodige onrust en stress met zich meebrengen, vooral omdat we ons zo weinig bezinnen.
vulling in plaats van voeding Ook zijn we steeds meer “gemaksvoedsel” gaan eten en minder gaan bewegen. Ons voedsel is veiliger dan ooit, maar toch eten veel mensen teveel en verkeerd. Gemiddeld genomen leven we nu 2 jaar korter omdat we niet gevarieerd genoeg eten en meer dan nodig is. We zijn op een kritiek punt aangekomen waarbij we ons lichaam echt moeten gaan voeden in plaats van vullen.
meer doen met minder mensen Programma’s als Het Nieuwe Werken en Lean gaan vaak samen met de boodschap: meer doen met minder mensen. Dit vraagt van mensen dat ze hun werk slimmer en op een andere manier organiseren. Dit gaat vaak ook gepaard met stress: omgaan met nieuwe digitale middelen, eigen verantwoordelijkheid nemen en werken in een open werkplek.
verandering is de constante Veel van onze zekerheden weg. Het instituut kerk brokkelt steeds verder af, evenals het intituut huwelijk, onze verzorgingsstaat en baangaranties. Verandering is nog de enige constante. De Griekse filosoof Heraclitus zei dit 2500 jaar geleden al en deze wijsheid heeft nog niets aan kracht ingeboet. Als alles veranderd moet je leren de zekerheid uit jezelf te halen. Het gaat erom hoe je omgaat met die verandering. De huidige tijd vraagt dus veel van mensen op het gebied van zelfmanagement:
Wat gebeurt er om mij heen (maatschappij, werkgebied, organisatie)? Wat betekent dat voor mij? Zijn mijn kennis & vaardigheden nog op orde? Haal ik voldoende energie uit mijn werk en heb ik voldoende energie? Zorg ik goed voor mijzelf, heb ik een gezonde leefstijl? Hoe ga ik om met uitdagingen, werk en privé?
wat is vitaliteit nu eigenlijk? Vitaliteit heeft in de context van organisaties veel raakvlakken met termen als duurzame inzetbaarheid en levensfase bewust beleid. Dus wat is nu eigenlijk vitaliteit? De Dikke van Dale geeft de volgende definitie aan: energie om te leven ofwel levenskracht. Zoek je op Google dan wordt vitaliteit vaak omschreven als een overvloed aan energie, mentale veerkracht en gezondheid. En wie wil dat nou niet, een overvloed aan energie?
Hier begint dus vitaliteitsmanagement binnen organisaties: Wat betekent het voor jouw organisatie? En welke term wil je binnen jouw organisatie gebruiken?
Wij gebruiken graag de term vitaliteit in plaats van duurzame inzetbaarheid. Vitaliteit is voor ons veel meer dan alleen fysieke gezondheid en fit zijn. Zoals gezegd is verandering de enige constante en vraagt de huidige tijd veel van mensen op het gebied van zelfmanagement. Pas je je aan, of blijf je iedere keer weer hetzelfde doen omdat je het altijd zo gedaan hebt en omdat je ook altijd wat te verliezen hebt? Daar gaat vitaliteit voor ons dus over: jezelf met fysieke en mentale veerkracht iedere keer opnieuw weer verhouden tot de veranderende omstandigheden.
hoe kun je vitaliteit vergroten? Overvloed aan levensenergie, dat willen we allemaal wel. Het goede nieuws is dat we daar invloed op hebben. Hoe doe je dat dan en hoe kun je jouw vitaliteit en die van jouw organisatie vergroten? Dr. Frans Bakker en psycholoog Albert Sonnevelt hebben op basis van hun jarenlange ervaring het onderstaande model ontwikkeld: de vitaliteitspiramide.
Zij vroegen vitale ouderen naar hun geheim. Deze antwoorden, gecombineerd met wetenschappelijke onderzoeken, leverde de vitaliteitspiramide op. De vorm is heel bewust gekozen en geeft de volgorde van belangrijkheid weer. Echter het gaat wel om een integrale aanpak op alle zes gebieden. Het één kan niet zonder het ander! Bron: www.albertsonnevelt.nl
zinvol leven: Waarom is de ene persoon wel veerkrachtig en de andere niet? Dit heeft vaak met bezieling te maken. Die veerkracht krijg je niet als je op een wortel zit te knagen of op de crosstrainer zit. Dit gaat over doelen stellen die in lijn liggen met datgene waar je blij van wordt. Veerkracht en succes in organisaties zit vooral in dit gebied. Echter het enige dat een organisatie kan doen is een omgeving creëren waarin mensen uit zichzelf worden uitgedaagd om in beweging te komen. Het is aan de mensen of ze dat willen doen. Daar heeft organisatie weinig over te zeggen. Dit gaat altijd over waarden en drijfveren van mensen. En zoals genoemd op pagina 1, nemen we vaak weinig tijd om ons te bezinnen op deze waarden.
ondersteunende relaties: Heb jij mensen om je heen die jou inspireren, stimuleren en motiveren? Mensen hebben elkaar nodig en willen van nature samenwerken, helpen en verbinden. Toch gaat het vaak op dit onderdeel mis in organisaties. “Ja maar zij van verkoop….” Het gaat mis bij regels die mensen hebben. Regels over hoe we ons moeten gedragen, wat wij normaal vinden, vaak ook nog ongeschreven regels. Die regels bespreekbaar maken is een belangrijke eerste stap.
positief denken: Dit gaat over het vermogen om te relativeren en het vermogen tot humor.
Wist je dat een kind gemiddeld 300-400 keer per dag lacht en een volwassene nog maar 1015 keer. Daarnaast heeft de Duitse psycholoog Michael Titze onderzocht dat we in de jaren 50 gemiddeld 18 minuten per dag lachen en vandaag de dag nog maar 6 minuten. En dat terwijl lachen zo gezond is en ons ook nog eens veel creatiever en innovatiever maakt. Het mooie is dat je lichaam geen onderscheid maakt tussen een echte lach en een neplach. Het heeft dezelfde gunstige effecten. Dit effect van onze gedachten wordt ook bevestigd in onderzoek van de psycholoog Kelly McGonigal: How to make stress your friend. Onze gedachten over stress hebben invloed op de werkelijke effecten die stress heeft op ons lichaam.
herstelmomenten: Dit is een combinatie van stressmanagement en time management. Iedereen weet dat je tijd moeten nemen voor jezelf om te herstellen. In de nacht door middel van goede nachtrust, maar ook overdag door korte pauzes. Toch blijft dit vaak lastig.
beweging: Ons lijf is gemaakt voor beweging. Naast de gunstige lichamelijke effecten, zijn er meerdere onderzoeken die aantonen dat bewegen ook ons cognitieve vermogen positief beïnvloedt. Met andere woorden, we worden er dus echt slimmer van. Iemand die heel gepassioneerd over de relatie tussen bewegen en cognitie kan vertellen is Erik Scherder.
voeding: Er is al geschreven dat we op een punt zijn aangekomen waarbij we ons lichaam echt moeten gaan voeden in plaats van vullen. Een voorbeeld daarvan is onze suikerconsumptie. Velen van ons eten teveel snelle suikers. Die zorgen voor schommelingen in je bloedsuikerspiegel. Dit merk je zowel aan je gedrag als lichamelijk en emotioneel. Die schommelingen maken je rusteloos, minder gefocust en bij een lage bloedsuiker heb je heel weinig energie. Kortom, dit draagt zeker niet bij aan een hogere productiviteit om jouw doelen te behalen.
Door vitaliteit vanuit deze zes gebieden te benaderen, voorkom je dat je het thema vitaliteit te eenzijdig benadert en de raakvlakken met andere programma’s en projecten mist. Iemand die te weinig pauzes en rust voor zichzelf inbouwt, kan op den duur kortaf en geïrriteerd reageren. Dit gaat weer ten koste van de onderlinge samenwerking. Het vereist dus echt een integrale aanpak.
wat levert het op? “Gezondere werknemers leveren het bedrijfsleven 2,6 miljard euro per jaar op” Dat is de conclusie van een recent onderzoek uitgevoerd door Cap Gemini. Uiteraard zijn er daarnaast heel erg veel andere opbrengsten te benoemen die iedereen zal beamen, zoals: hogere productiviteit lager ziekteverzuim hogere klanttevredenheid aantrekkelijke werkgever
Er is echter ook een zeer goede harde business case als we naar gezondheid en productiviteit kijken:
Bovenstaande figuur laat zien dat iemand met een gemiddelde gezondheid een 10% hogere productiviteit heeft dan iemand met een slechte gezondheid. Een goed gezond iemand doet daar nog eens 8% bij!
Investeren in een gezonde levensstijl loont dus wel zeker. Het is namelijk beslist niet zo dat mensen momenteel alleen zo oud worden met behulp van de medische wetenschap. Sterker nog, uit recent onderzoek van het Radboud UMC blijkt namelijk dat het belang van de medische wetenschap afneemt naarmate je ouder wordt. Met andere woorden, hoe ouder je wordt, hoe meer je levensstijl gaat tellen. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat zaken als regelmatig bewegen, weinig stress, veel groenten en fruit en voldoende slaap ingrediënten zijn voor gezond oud worden. En dat zijn allemaal zaken waar we invloed op hebben.
de aanpak Vitaliteitsmanagement is dus echt een integraal concept. Het gaat zeker ook over gezonde eten en bewegen, echter ook over persoonlijk leiderschap, over regie, eigen verantwoordelijkheid. Kortom zelfmanagement op alle vlakken van je leven.
Uiteraard is er een ideale aanpak om met vitaliteitsmanagement aan de slag te gaan.
Dit zijn de stappen in onze aanpak: why: waarom doen we dit als organisatie? organise: organiseren en uitwerken eerste opzet programma
run pilot: klein beginnen, leren van de reis en opschalen extend use: successen vieren en delen met elkaar stabilize: nazorg en zorgen voor de verankering
De praktijk is weerbarstiger. Er is meestal weinig budget, het onderwerp staat vaak niet bij de directie op de kaart en medewerkers kunnen het als bemoeienis ervaren. Hieronder 10 uitgangspunten om wel te starten met dit belangrijke onderwerp.
1. zorg voor urgentie Bewustwording rondom dit thema is essentieel en velen hebben hun eigen beeld bij dit thema. Het gaat dus om vragen als: wat betekent duurzame inzetbaarheid of vitaliteit onze organisatie en onze medewerkers? welke opbrengsten verwachten we? waarom wil de organisatie met dit thema aan de slag? waar zit de aansluiting met strategische ambities van de organisatie? hoe kijken medewerkers en leidinggevenden aan tegen duurzame inzetbaarheid?
Het doel van deze bewustwording is een gedeelde en gedragen visie en daarmee ook urgentie. Op nummer één, van redenen waarom veranderingen mislukken, staat: als er geen urgentie is gaat men het niet doen. Het gaat dus om het creëren van urgentie op elk niveau.
2. one size fits nobody Iedere sector en iedere organisatie heeft zijn eigen uitdagingen. Er is dus ook niet één aanpak die werkt. Mensen zijn verschillend, taken en rollen zijn verschillend. Juist dit vraagt ook van leidinggevenden dat ze verschillende leiderschapsstijlen kunnen toepassen, op basis van wat nodig is. Hiervoor is inzicht in de ander nodig, maar is ook zelfkennis van essentieel belang.
3. begin klein, leer van je reis en bouw uit Begin gewoon klein met een groep enthousiastelingen en focus op creëren van verlangen. Je houdt het daarmee klein, kunt snel bijsturen en leren wat werkt wel en wat werkt niet binnen jouw organisatie. Vervolgens kun je de successen en opbrengsten delen en opschalen naar de rest van de organisatie.
4. een 0-meting Erg handig is een 0-meting om inzichtelijk te maken waar je nu staat met werknemers, een afdeling of organisatie. Er zijn zeer veel goede tools op de markt die je hiervoor kunt inzetten. Wij zijn partner van het nationaal inzetbaarheidsplan van TNO, omdat hun integrale visie op vitaliteit heel goed aansluit bij die van ons. Tevens hebben zij gevalideerde tools om dit inzichtelijk te maken. Belangrijk is wel om je te realiseren, dat een 0-meting of een scan er niet voor gaat zorgen dat medewerkers in actie komen. Het is andersom. Het gaat om activering van
medewerkers en de scan kan daar een hulpmiddel bij zijn. Het gaat erom hoe je het interpreteert en welke acties je er vervolgens aan koppelt.
Het bijkomende voordeel van een dergelijke 0-meting is dat het zeer veel (geanonimiseerde) meet- en stuurinformatie oplevert voor de organisatie: welke interventies moeten we standaard in huis hebben? wat hebben we voor de verschillende doelgroepen in huis? waarom doet de ene afdeling het beter dan de andere?
5. investeer in leiderschap Het doel is natuurlijk de organisatie en mensen in beweging krijgen. En hier ligt een belangrijke taak voor de leidinggevenden en de managementlaag. Mensen geven we leiding, processen kun je managen. Veelal worden mensen gemanaged. In onze optiek werkt dat niet. Net zo goed als het niet werkt om mensen te willen veranderen. Mensen willen best veranderen, maar niet veranderd worden. In onze optiek vraagt deze tijd een totale omwenteling van het denken op het gebied van leidinggeven. Van controle naar vrijgeven, van denken naar voelen en van ik naar wij. Dat gaat in kleine stappen, maar met een groot doel erachter: betere resultaten, hogere medewerkerstevredenheid en tevreden klanten.
Deze aanpak helpt de manager door niet over ziekte te praten, maar over vitaliteit en over doelen van medewerkers. Uiteindelijk gaat het om eigen regie en verantwoordelijkheid op jouw doelen. Wat wil jij met jouw leven?
6. kijk naar alles wat er reeds aanwezig is Vaak zijn er binnen organisaties al zeer veel middelen en interventies beschikbaar, alleen worden deze niet goed gevonden door medewerkers en leidinggevenden. Denk aan, loopbaanfaciliteiten, trainingen, mobiliteitsregelingen, sportvergoedingen. Maak alle middelen inzichtelijk en zorg voor samenhang.
7. maak gebruik van werkscenario’s Mensen veranderen alleen als de pijn of het belang groot genoeg is. Werkscenario’s kunnen helpen om dat belang te vergroten. Een werkscenario is een praktische vertaalslag van uw verandering naar dagelijkse activiteiten / werkzaamheden van medewerkers. Het geeft antwoord op de vraag wat de visie voor het dagelijkse werk betekent. Het waarom, hoe en wat is beschreven, alsook bijbehorende werkafspraken en tips en trucs. Door de koppeling met (digitale) technologie en de fysieke ruimte wordt het bijbehorende gedrag heel concreet gemaakt. Voorbeelden van scenario’s zijn:
8. werk samen met andere programma’s Zoek de samenwerking op met andere projecten en programma’s in je organisatie. Ogenschijnlijk lijken bijvoorbeeld lean programma’s weinig te maken te hebben met vitaliteit. Echter dit gaat over de verantwoordelijkheid daar te beleggen waar die hoort en dit geeft een medewerker vaak weer meer keuzes en invloed op het plannen & organiseren van zijn eigen werk. En dat leidt weer tot minder stress en werkdruk.
9. goed voorbeeld doet goed volgen Uit onderzoek van TNO blijkt dat goed werkgeverschap leidt tot goed werknemerschap. Oftewel: hoe meer een werkgever het gewenste gedrag laat zien, hoe meer werknemers ditzelfde gewenst gedrag gaan vertonen. Het spreekwoord “wie goed doet, goed ontmoet” gaat hier dus op.
10. leg de lat zo laag mogelijk Zorg voor haalbare doelen en leg de lat daarbij zo laag mogelijk. Vaak nemen we onszelf namelijk voor om het helemaal anders te doen. Het is natuurlijk goed om een ambitieus doel te hebben, alleen is daarmee de verandering die we onszelf opleggen vaak zo groot, dat we juist niet in beweging komen. Je kunt wel denken dat je wilt veranderen, maar als je het jarenlang zo hebt gedaan, verander je dat niet even door te bedenken dat je het anders wil. De lat laag leggen vergroot dus de kans dat je daadwerkelijk zaken anders gaat doen. En er is altijd een mogelijkheid om een eerste kleine stap te zetten.
conclusie Wij geloven dus niet in een aanpak waarbij je een organisatie door een soort wasstraat trekt en vitaal te voorschijn komt. Het is veel meer een transformatie naar een andere organisatie en naar een nieuwe manier van werken en organiseren. Belangrijk om te onthouden bij die transformatie:
• in kleine stappen naar grote doelen • benadruk het belang van leiderschap en het management • focus op alles wat er al beschikbaar is en creëer samenhang tussen deze middelen • zorg voor borging in de organisatie • gewoon gaan doen
over de auteur Dit whitepaper is geschreven voor Karen Frank. Karen is adviseur slim werken & vitaliteitmanagement bij work21. Karens passie ligt in het ondersteunen van organisaties en mensen bij het maken van bewuste keuzes rondom werk en vitaliteit.
meer weten? work21 bv Duwboot 20 3991 CD Houten +31 (0)88 001 83 21 | contact@work21.nl work21 is onderdeel van de e-office group